当院は呼吸器内科のため、現場では診療や治療・検査などの患者様に直接携わること、受付・会計・レセプト作成などの間接的に患者様をサポートすることが主な業務です。
しかし、その他にも採用業務、クリニックのHPやSNS運営、業務で必要なフォーマットを作成するなどの仕事があり、リモートスタッフがそれらの業務を担っています。
今回は当院のリモートスタッフのお仕事の１つである採用事務についてご紹介します。
1.採用事務ってどんな仕事？
当院の採用事務は、実際に「クリニック、デイサービスで働く現場のスタッフ」と、「日本各地や海外でも働けるリモートスタッフ」の採用に関わる業務がメインです。
クリニックやデイサービスのスタッフの採用に関わる仕事は、求人掲載やエントリーした方へのご連絡、面接をする現場のスタッフへの共有などをおこないます。
リモートスタッフの採用はそれに加えて面接や応募者様から届いた課題のチェックもおこなっています。
これらを聞くと、「採用の仕事をやったことがない」、「子育て中で働きたいけど、子どもがいると難しそう」と思われる方が多いのではないでしょうか。
しかし、当院のリモートスタッフの多くは、採用の仕事は未経験、子育て中のスタッフが大半を占めています。
採用の仕事に関して経験のあるスタッフはほとんどいません。
そう聞くとどのように面接や課題チェックをしていくのかなど不安点が出てくるかと思います。
しかし、しっかりとしたマニュアルも用意されており、引き継ぎをしてくれる前任のスタッフが1人でできるようになるまで、サポートしてくれるため、安心して業務に取り掛かることができます。
実際に子育て中で採用業務が未経験のスタッフの声も後ほどご紹介します。
2．子育て中の方に嬉しい「柔軟な働き方」
最初にもお伝えしたように、フルリモートのため当院に出社することはありません。
ですので、海外在住のスタッフも勤務しています。
子育て中であれば、お子様の預け先がないと働くことができないと感じるかもしれませんが、リモートワークではお子様と同じ部屋で声かけをしながら、お子様のお昼寝中にお仕事をするということが可能です。
応募者様との面接など、お子様同席だと難しい業務は、ごく一部になります。
もう１つ、子育て中の方が働くことにためらってしまう点として、お子様の急な体調不良です。
当院のリモートワークはシフトの提出がない為、自由に働くことができます。
しかし、担当されている業務内容によっては、お休みしたい日に業務をしないといけないものもあります。
そのようなときは、他のリモートスタッフに代理をお願いし作業にあたってもらいます。
リモートスタッフは日中に勤務しているスタッフが多いため、連絡を取り合うことでカバーします。
同じように子育て中のスタッフも多いため、協力体制が整っており、安心してお願いすることができます。
3.実際に働いているスタッフの声
では、実際に採用業務が未経験で子育て中のリモートスタッフとして働いているスタッフの声をご紹介したいと思います。
Q1：子育てしながらでも当院でのリモートの業務ができていますか？
A1：はい。入社したときは24時間在宅で子育てをしていました。
子どもが1人で遊びに夢中なとき、お昼寝をしているとき、子どもの寝かしつけ後に業務にあたっていました。
時間が取れない時には、深夜でも業務にあたることができます。
もちろん、応募者様へのご連絡など時間に左右される業務はできませんが、それ以外の採用の準備に関わるものなどの作業をしています。
しかし、子どもが同席だと難しい業務もあります。代表的なものとして応募者との面接です。
では、「面接ができないから採用してくれないのでは？」と不安に思う方もいるかもしれませんが、その心配はありません。
他にも採用に関わる業務はたくさんあるため、子育て中だから不採用になるということはありません。
採用後、業務の引き継ぎの声がかかりますが、難しい業務は、お断りすることが可能ですので、やってみたいと思える業務を担うことができるのも、当院のリモートワークの魅力の１つです。
Q2：柔軟なシフトで働くことができていますか？
A2：はい。とても柔軟に働くことができています。
子どもが1人で遊んでいたのに急に遊んで欲しいと言い出した時には仕事を切り上げて遊ぶこともありました。
そして、子どもが急に発熱した時には、予定を変更して病院に行くことができます。
もちろん、その日に作業しないといけないのにできない場合は代理のスタッフに頼んだり、納期の延長をお願いすること、ミーティングに参加できない場合の連絡は必要です。
子どもには、よくあることの例として、「2日間休もうと思っていたのに、再度体調を崩してお休みを延長した」ということもありますが、シフト提出がないため、問題なく子どもに付き添うことができます。それどころか、子どもの体調を心配してくれるスタッフばかりで温かい環境だと思っています。
Q3：採用業務は経験がありますか？
A3：ほぼありません。前職でアルバイトの一次面接を数回おこなったことがあります。
しかし、数個の質問をこちらからお伺いするだけというような面接でしたので、経験があるといえるほどではないです。
当院の採用にあたる業務にはマニュアルがそろっていますし、課題チェックや面接などすべての業務がひとり立ちできるまで、前任のスタッフが面接に同席したり、Ｗチェックをおこなったりしくれます。
アドバイスも細かくもらえますし、困ったときはチャットで連絡をして相談することも可能です。
Q4：出席必須なミーティングなどありますか？子ども同席でも大丈夫でしょうか？
A4：担当されている業務によって週に1回、定期的なミーティングがあります。
お子様の体調不良や幼稚園・学校行事などによる欠席、またお子様のミーティングへの同席も可能です。
同じように子ども同席で参加しているスタッフが多数在籍しています。
基本はマイクをオフにして参加になりますので、問題なく出席できます。
マイクをオンにするタイミングもありますが、ミーティングだとほぼ当院のスタッフばかりですので、ご安心ください。
4．応募の条件と求める人物像
応募の条件は、以下の9個が挙げられます。
①打ち合わせが必要時にWEBミーティング（zoomでの開催）の対応が可能な方
②パソコン、インターネット環境、スマートフォンをお持ちの方
（windows・Mac どちらでもOK）
③Webミーティングが可能なカメラ付きパソコン、または外付けカメラをお持ちの方
④Excel、Word、Googleスプレッドシートなど、ビジネス用ツールの基本操作ができる方
⑤ITツールを利用することに抵抗がない方
（チャットワーク、 gmail、Zoomなど 各求人媒体の管理画面など）
上記ツールを使った事がなくても、Webツールを使うことに抵抗がなければOK！
⑥個人情報を扱いますので『守秘義務』を守れる方
⑦自由に働ける分、責任感が強く、最後まで仕事をやり遂げられる方
⑧前向きで勉強熱心な方
⑨半年以内に応募されていない方
医療知識はなくても応募が可能です。資格も必要ありません。
当院は呼吸器専門クリニックとして「早期発見・早期治療」を目指し患者さま１人１人と向き合っております。
弊社の想いに共感いただける方が求める人物像ですので、是非HPをお読みください。
5．応募から採用までの流れ
応募から採用までの簡単な流れは以下のようになります。
(1)応募・書類選考
応募していただき、選考にお進みいただきたい方に課題テストをお送りさせていただきます。
(2)課題テスト選考
お客様へ心のこもった対応や的確な指示ができるか等を判断するための、15～30分程度で行える簡単なメール文作成のテストをおこないます。書類選考後、課題テストをご依頼させて頂く方にのみ、返信させていただきます。
(3)履歴書・ヒアリングシートの提出
履歴書と弊社からの質問にお答えいただくヒアリングシートをご提出いただきます。
(4)WEB面接
課題テスト・ヒアリングシートに合格された方に進んでいただきます。
6. まとめ
子育て中の方は働きたくても、お子様の預け先がなくて働くことができない、急な予定変更が心配で働くことができないなど、なかなか実現しないということが多いと思います。
こちらの記事を執筆した私もその１人でした。
しかし、自分と子どものペースで働くことができるのが当院のリモートワークの魅力です。
是非、スタッフと協力しながら、当院のリモートワークに挑戦してみませんか？
そして今回は採用事務のお仕事を紹介しましたが、当院のリモートワークにはライターやデザイナー、SNS運用、チラシ・ポスター制作などのお仕事もあります。
これらは、採用事務同様に未経験でも可能です。気になった方は当院のHPから応募をお待ちしております。